Новая концепция Activity-based working. В чем суть?
Являясь офисным работником, вы уже привыкли к тому, что у вас есть ваше личное стационарное место – пространство, где день изо дня вы проводите свои законные 8 часов. Вы не в силах изменить цвет стен своего кабинета, вид из окна, вы вынуждены работать в наушниках, когда ваш сосед справа громко выясняет отношения с подрядчиком, и вам приходится покидать кабинет, чтобы ответить на звонок, когда ваш сосед слева принимает у себя посетителя. С клиентами вам иногда проще встретиться в уютном кафе по соседству с вашим офисным центром. А если вы работаете в офисе формата Open space, то вам приходится мириться с постоянным уровнем децибелов, которые генерирует весь ваш дружный коллектив одновременно.Многочисленные исследования показали, что в офисах сотрудники ежедневно теряют до 1,5 часов рабочего времени из-за отвлекающих факторов и в первую очередь из-за посторонних звуков, и это не считая совместного утреннего чаепития. Вследствие этого падает производительность труда, что приводит к значительным финансовым потерям. Подсчитано, что при штате в 100 человек увеличение продуктивности всего на 5% равносильно тому, что в офисную команду принят ещё один сотрудник
Работа на основе активности (ABW) — это трансформационная бизнес-стратегия, которая предоставляет людям выбор пространства для различных видов деятельности на рабочем месте. Вместо того, чтобы заставлять отдельных лиц выполнять всю свою работу в одной обстановке, например, на стационарном столе или в определенной кабинете, ABW стремится побудить людей физически найти себя там, где им удобно и их деятельность наиболее продуктивна.
На сегодняшний день концепция Activity-based working (функционально ориентированный офис) становится всё более востребованной. Большинство компаний в традиционной офисной среде имеют две рабочие «настройки» пространства: письменный стол и конференц-зал. Новая концепция предлагает таких «настроек» несколько и делит офисное пространство на зоны с высокой и средней концентрацией. К зонам с высокой концентрацией относятся переговорные, индивидуальные закрытые стационарные комнаты с высокой акустикой, где никто не потревожит. А зоны со средней концентрацией представляют собой лаундж зоны, Open space и зоны для совместной работы. Несмотря на то, что данная концепция не подразумевает наличия индивидуального рабочего места, она предлагает адаптированную зону под каждый вид активности, что делает офисное пространство наиболее эффективным.
Новая концепция Activity-based working. Начало.
Первое известное упоминание об анализе режимов работы в офисе было проведено американским архитектором Робертом Лучетти в конце 70-х годов прошлого века. В 1983 году он изобрел широко распространенную концепцию офиса как серию «настроек активности».В 1995 году Эрик Велдоэн написал книгу «Закат офиса». С тех пор его жизнь, как и жизнь тысяч офисных работников во всем мире, полностью изменилась. С этого момента, например, ведет свою историю компании Veldhoen+Company — нидерландская консалтинговая компания, занимающая лидирующее положение на рынке в сегменте Activity-Based Working (функционально ориентированный офис).
Луи Лоэст, один из партнеров в компании Veldhoen+Company, отвечает за развитие международного рынка. По его словам, в наши дни Activity-Based Working является господствующей концепцией в Нидерландах. При этом данная концепция вызывает большой интерес у таких крупных международных корпораций, как Microsoft, Volvo Car и Rabobank.
В своих интервью Луи Лоэст объясняет, с чем не следует путать концепцию Activity-Based Working: «Большинство людей думают, что это один из вариантов гибкой организации труда, когда несколько сотрудников пользуются одним письменным столом и т.п. Но это лишь часть решения. Кроме того, данную концепцию не следует смешивать с концепцией открытых офисов. Activity-Based Working — это множество возможностей выбора, благодаря которым место работы становится удобным для каждого сотрудника».
Начинать следует с вопроса о том, как организация может помочь каждому своему сотруднику лучше выполнять различную повседневную работу. Это приведет к многочисленным способам организации пространства, имеющимся в нашем распоряжении, и инструментам, дающим сотрудникам большую свободу выбора и делающих их более мобильными в пределах офисного пространства. А это уже станет причиной совместного использования сотрудниками письменных столов, инструментов и офисного пространства. «Совместное использование — это следствие, а не исходная точка».
Вместе с тем Луи Лоэст подчеркивает чрезвычайно важность таких аспектов, как акустика, освещение, качество воздуха и температура. «Если вы не инвестируете в эти важнейшие направления, вы вообще не инвестируете. Акустика — ключевой фактор», — подчеркивает он.
«Как правило, люди не уделяют акустике достаточного внимания. Но ведь от нее зависят ваше поведение и ваша производительность. Дизайн офиса и информационные технологии — это два принципиально важных фактора, лежащих в основе любых достижений».
Новая концепция Activity-based working против старых привычек.
По своей природе человек привязан к территории. Естественно мечтать о собственном доме, иметь собственное пространство, и поэтому для большинства профессионалов вполне естественно было иметь свой собственный рабочий стол и, по возможности, кабинет. Рабочее место стало «домом» для многих поколений, но с появлением «игреков» и «миллениумов» в офисную среду приходят такие понятия как гибкость, мобильность, индивидуальность и инновации. Для новых поколений рабочее место становится стратегическим инструментом. Работа всё больше становится не только средством заработать деньги для собственного существования, а средством реализации себя и своих возможностей.Однако у новой концепции есть свои нюансы. Например, исследование, проведенное в подобных офисах, говорит о том, что сотрудники без личного стола жалуются на нехватку рабочих мест, им трудно найти в таком офисе своих коллег, они тратят время на поиск и настройку рабочего места.
Чтобы создать успешную рабочую среду, важно иметь представление о требованиях и поведении сотрудников, использующих эту среду.
Три «кита» новой концепции Activity-based working.
Новая концепция организации офисных пространств держится на трех «китах»: поведенческая, виртуальная и физическая среда, которая может быть связана с рабочими процессами, человеческими ресурсами, ИТ и средствами управления.В режимах ABW у вас могут быть командные столы, конференц-залы, телефонные зоны, тихие комнаты, зоны мозгового штурма, гостиная и рабочие зоны. Могут быть предусмотрены сидящие или стоящие рабочие пространства. Эти области могут включать пространства для сотрудничества, общения, концентрации или обучения. В зависимости от потребностей сотрудника на сегодняшний день, он отправляется в рабочую зону, которая ему подходит. Каждая зона выполняется в уникальном дизайне.
Подход ABW основан на оценке эффективности за счет результатов работы, а не на рабочих процессах, и требует обучения и поддержки от HR (изменение политики и процедур оценки эффективности) и ИТ (изменение мобильности систем и технологий).
Наконец, для того, чтобы ABW была успешной, она должна иметь отношение к целям команды и компании: кто они и что они делают на работе. ABW не для всех и более подходит для тех компаний, которые готовы меняться и руководство которых нацелено, в конечном, счете на результат всех и каждого.
Какие преимущества дает новая концепция:
- Сотрудник работает в любое время и в любом месте, получая при этом время и место для самостоятельной работы.
- Расширение прав и возможностей — в результате чего доверие приводит к ответственности.
- Открытые и гибкие рабочие пространства, включая правильную акустику для каждого вида деятельности.
- Гибкие рабочие отношения; поддержка честных и искренних разговоров.
- Неограниченный (цифровой) доступ и подключение — цифровая трансформация и независимость от бумажных документов.
Новая концепция Activity-based working. В чем выгода?
Экономия средств не указывается как основное преимущество программы ABW. Скорее экономия является следствием внедрения ABW.Традиционно арендаторы офисной недвижимости искали гибких условий, принимая долгосрочные условия аренды с вариантами для решения проблемы расширения и сокращения офисного пространства в течение срока аренды. Однако в концепции ABW, организации могут достичь этой гибкости посредством модели рабочего места, и в результате сроки договора аренды могут увеличиваться. Это может привести к более простым схемам аренды и более привлекательным условиям. Таким образом, процесс переговоров по аренде офисного помещения может быть менее сосредоточен на получении права расширения и сокращения пространства, а больше на финансовых условиях и на сроках аренды. Еще одним соображением в процессе переговоров по аренде является технические характеристики здания. В концепции ABW окружающая среда сложнее, чем традиционная офисная отделка, поскольку пространство должно быть более оптимизировано. Это может иметь свои последствия для систем эксплуатации зданий. Арендаторы должны убедитесь, что уровни обслуживания, предлагаемые от арендодателя, будут отвечать их новым требованиям.
Есть определенные требования и к ИТ обеспечению офисных помещений. Все рабочие места ABW являются беспроводным, причем некоторые из них предлагают гостевую беспроводную сети. Рабочие места ABW также требуют, чтобы вся их рабочая база работала на ноутбуках. Другие нововведения могут включать в себя софт-телефоны, системы бронирования конференц-залов, смарт-платы и расширенные цифровые инструменты для совместной работы. Новые технологии - это значительный процент от общего объема инвестиций для тех организаций, которые внедрили решение ABW.
Как быстро новая концепция получит распространение в России, предугадать сложно. В Москве 20 сентября во Франко-российской торгово-промышленной палате состоялся деловой завтрак: «Повышение эффективности офиса после реновации», на котором в том числе шел разговор о преимуществах планировки офисного пространства с точки зрения акустики, комфорта и дизайна в рамках концепции Activity-based working.
Холдинг «АйБИ ГРУПП» открыт любым концепциям организации офисных пространств и готов предоставить необходимые помещения для компаний, которые не бояться пробовать.
