Социальное дистанцирование – работа без совещаний и кофе-брейков
Эксперты издания INC уверены, что независимо от того, как вы относитесь к социальному дистанцированию, это сделает офисных работников гораздо более продуктивными, чем они были до пандемии. Как? За счет сокращения или даже устранения трех огромных провалов в производительности:
1. Меньше бесполезных совещаний (прирост производительности на 16%)
Согласно недавнему исследованию Массачусетского технологического института, средний сотрудник тратит примерно 16% дня на бесполезные собрания. Недавнее исследование, проведенное Atomik Research для компании-разработчика программного обеспечения Mavenlink, показало, что совещания ненавидят повсеместно: от 41 до 50% (в зависимости от возраста респондента) офисных работников и считают «слишком много ненужных совещаний» серьезным убийца производительности.
В нынешней ситуации офисные работники не захотят так много времени проводить в конференц-залах на собраниях сомнительной ценности в целях защиты собственного здоровья, и больше сотрудников будет работать из дома.
2. Меньше отвлекающих факторов на рабочем месте (повышение производительности на 15%).
Респонденты исследования Mavenlink определили «болтливых сотрудников» как еще один огромный провал в производительности. Этот ответ, вероятно, является косвенным показателем шумового загрязнения, присущего офисной среде с открытой планировкой, где больше всего отвлекает вынужденное подслушивание разговоров коллег.
Многие компании будут устанавливать «защитные экраны», которые, помимо защиты рабочих от распространения инфекции, также будут иметь непреднамеренное, но благоприятное последствие снижения шумового загрязнения. На основе нескольких исследований установлено, что компании платят в среднем 15% «налога на производительность», когда они открывают офис с открытой планировкой.
3. Меньше поездок на работу (увеличение производительности на 13%)
Недавние протоколы карантина показали даже самым ярым управленцам, что компании могут нормально функционировать при условии, когда все сотрудники работают из дома. Поскольку социальное дистанцирование делает непрактичным использование офисных помещений с высокой плотностью, многие, если не большинство компаний, продолжат разрешать сотрудникам работать из дома. Таким образом, у сотрудников получается меньше поездок на работу, то есть время, посвященное работе увеличивается. По данным Бюро переписи населения США, средний пассажир проводит в дороге около часа в день. Это примерно 13% времени, которое работник мог бы потратить на работу.
Итого: внедрение социального дистанцирования потенциально повысит общую производительность среднего офисного работника на целых 44%. Это эквивалентно добавлению 110 рабочих дней к году.
Можно отнестись к этим данным всерьез, можно с иронией, но новая реальность такова, что необходимость для каждого сотрудника держаться на расстоянии от других диктует и новый формат офисных пространств – большие площади, жесткий лимит на количество одновременно находящихся в помещении людей.
В Европе, например, некоторые компании ввели на своей территории схемы передвижения, чем-то похожие на правила дорожного движения. Появились «улицы» с односторонним движением, «стоянки» в зонах отдыха или возле принтеров и «заправки» возле кулеров. Разумеется, это повлекло за собой необходимость перестройки самого офисного пространства: там, где раньше размещались десять человек, оказалось всего пять рабочих мест. В кафетериях и столовых теперь в ходу раздельные «кабинки», а на входах в общие пространства вывешены напоминания об их максимальной вместимости и диспенсеры с антисептическим средством.
Новая реальность – новые гибкие офисы
Чтобы воплотить в жизнь концепцию «защиты расстоянием», компании также вводят сменный график работ, когда весь коллектив делится на смены, выходящие в офис каждая строго в свою неделю, чтобы минимизировать возможные контакты. Еще одно решение – flex-форматы или гибкие офисы, спрос на которые вырос во всем мире. Этот формат относительно молод, возник он в Нидерландах всего 15 лет назад, но пандемия подарила ей очень удачную возможность развития. К 2030 году около всего офисного рынка Европы будет представлено гибкими пространствами. Сейчас, по данным CBRE, на долю этого сегмента приходится 6% в Шанхае, 5% в Лондоне и 5,2% в Амстердаме.
Аналитики сообщают, что на падающем рынке московской офисной недвижимости растет именно сегмент гибких сервисных офисов – по прогнозам, его прирост в конце года может составить 50%. Востребованность нового формата приведет к переделу всего офисного рынка, считают аналитики компании Space 1.Исследование, проведенное этой сетью сервисных офисов, показало, что на фоне прогнозируемого экспертами JLL по итогам 2020 года падения объемов купленных и арендованных офисных площадей в Москве на 20% и снижения ввода новых объектов как минимум на 6%, доля сегмента так называемых гибких офисов к концу года вырастет на 50% (с 1% до 1,5% рынка).
Гибкими офисами уже пользуются банки «Тинькофф» и «Открытие», компании «Яндекс.Маркет» и «МТС». На прошлой неделе «Сбер» закрыл одну из крупнейших сделок по аренде гибких офисов. Кредитная организация арендовала сроком на три года гибкий офис под брендом Manufaqture. Проект площадью 4700 кв. м, рассчитанный на 789 рабочих мест, расположен в бизнес-центре класса «А» Poklonka Place.
Что такое гибкие офисы
Пора понять, что такое гибкие офисы и чем они отличаются от классических или от коворкингов.
Название нового для нашего рынка формата говорит само за себя: гибкость прежде всего в условиях аренды, которые касаются сроков и площади. Срок аренды может быть от полугода, площадь аренды может уменьшаться или увеличиваться в зависимости от потребностей арендатора.
У гибких офисов есть и второе название – сервисные офисы, которое раскрывает вторую особенность формата - такие офисы полностью готовы к въезду: в ставку аренды уже включены мебель и оборудование, услуги клининга, ресепшн и охрана, интернет, расходники для принтера и прочие офисные расходы. Арендатор получает всю необходимую инфраструктуры для работы своего бизнеса.
Выбирая гибки офис, а не классический арендатор получает возможность достаточно быстро заключить и расторгнуть договор аренды, отсутствие капитальных затрат и аутсорсинг поддерживающих функций.
В классическом офисе все затраты на ремонт, организацию IT – инфраструктуры, обслуживание оргтехники, закупку расходных материалов, организацию эксплуатации офиса ложатся на плечи арендаторов. В гибком офисе арендатор пользуется всем готовым, мало того арендодатель может предоставить ему дополнительные услуги по запросу.
Да, за счет готовой инфраструктуры гибкие офисы похожи на коворкинги.
Коворкинг – это общая рабочая зона с рабочими местами, или опенспейс, где работают как отдельные фрилансеры, так целые команды. В коворкинге рабочее место может арендовать один человек на один час. В гибком офисе это невозможно. Да, для гибких офисов существуют более короткие договоры аренды.
Да, гибкий офис чем-то похож на коворкинг в самой планировке: в сочетании отдельных кабинетов, переговорных, опенспейса и мягких рабочих зон.
Но на этом всё. Гибкий офис – это вариант для компании, и скорее, это замена классическим офисам.
Кто арендатор гибких офисов?
Рабочий день современного офисного сотрудника состоит из множества задач: у кого-то большая часть времени состоит из поездок к клиенту, у кого-то поездки к подрядчикам. После многочисленных встреч кому-то требуется уединение и работа с документами, а кто-то спешит на совещание с коллегами.Выполняя эти задачи, сотрудник не сидит часами за своим рабочим местом – он часто перемещается по городу или по офису. Его рабочий стол пустует, а значит, офисные площади используются неэффективно. Случаются нелепые ситуации: рабочие столы, а нового сотрудника размещать негде. Концепция гибкого офиса решает эти проблемы.
Рассмотрим идею гибкого офиса, например, для риэлтерского бизнеса. Агента по недвижимости, как известно, кормят ноги. Утром он в банке, днем на сделке, вечером показывает объект. С офисом его работа не ассоциируется никак, но офис ему бывает нужен – встретиться с клиентами для оформления документов, промониторить варианты объектов в базе, подготовить, сделать копии или переслать документы. За каждым сотрудником закреплять свое рабочее место не имеет смысла, поэтому целесообразно несколько рабочих мест закрепить за группой агентов во главе с менеджером. Проведение встреч в переговорных комнатах согласовываются заранее. Если у компании несколько офисов по городу, и, в случае крайней необходимости, сотрудник компании, имея при себе бейдж, может прийти в любой офис и воспользоваться всем необходимым. С точки зрения сервиса такой подход имеет плюс для клиента – он может выбрать сам тот офис компании для встречи со своим агентом, который ближе к его дому или месту работы.
В нынешней ситуации, когда офисные сотрудники работают сменами, часть трудиться удаленно и бывает в офисе раз в неделю, гибкий офис – реальный выход и строка сокращения затрат в бюджете.
Действительно ли пандемия ускорила внедрение нового формата офисной недвижимости – покажут итоги этого непростого года.
Читайте также:
Офисная недвижимость: стабилизация ситуации ожидается к концу третьего квартала
Новые решения для современных офисов
Офис будущего
Activity-based working - функционально ориентированный офис или работа на основе активности
